Frequently Asked Questions
FAQs for Tenants & Owners
There are a variety of factors to consider when reviewing your bill. Consider the following:
What type of home are you in?
The characteristics of your home can have a large impact on the amount of water or electricity used, especially when electricity is being used for heating and cooling. Larger spaces require more energy to cool, multiple rooms or high ceilings can negatively affect efficiency, corner units have twice the number of exposed outdoor walls as interior units, and higher floor apartments tend to be warmer than lower floor apartments. A combination of these factors can affect electricity and water efficiency by 10-40%.
What has the weather been like where you live?
In the Spring and Fall in most of the Midwest, temperatures are more moderate, which means your A/C and heat do not have to run as much to keep your home at a comfortable temperature. This leads to lower energy bills. In the summer and winter, temperatures are more extreme, meaning that your air has to run longer to keep your home cool, and your heat has to run longer to keep your home warm. This will lead to higher energy bills due to higher usage.
Is your apartment thermostat set to “Emergency Heat” mode?
Many apartments are heated using a heat pump, which works by extracting heat from the outside air and pumping that heat into your unit. Unfortunately, at a certain temperature, typically less than 15 degrees Fahrenheit, the air is so cold that the heat pump is unable to extract any warm air. When this occurs, heat pumps have a setting called “Emergency Heat.” This setting, depending on the type of heat pump, may be triggered manually or automatically. In essence, “Emergency Heat” turns on a large radiant heat coil similar to what you see in an electric stove. This coil assists in raising the temperature in the unit. However radiant heating is very inefficient and consumes significantly larger amounts of electricity than if your heat pump was just working on its own. The use of emergency heat, while sometimes necessary to maintain comfort levels, will cause a spike in energy usage and result in a higher bill.
Did you have gas heat where you previously lived?
The majority of apartment properties use electricity not only to power the outlets in your unit but also to heat and cool your unit via a heat pump or baseboard heating. If your previous community used gas heating you will need to include the cost of your gas bill as well as your electricity bill to compare costs at your new community.
Do you have any faucets that are dripping or toilets that are constantly running?
Dripping faucets and running toilets may not seem like a big deal, but they can lead to surprise high water bills. It’s important to get issues like this fixed by either calling a plumber or your property management maintenance team.
Actual usage is calculated with a meter read system. The sensors track the consumption as it is being used. Your usage data is based on actual reads (when applicable) instead of averages or estimations each month.
Your actual usage is the difference between the Prior Meter Read, and the Current Meter Read. Electric usage is always in kilowatt hours (kWh) and water usage is either in Gallons or Cubic Feet.
All metered services are billed from your actual usage and charged at public rates, per Public Utility Commission of Ohio rules and regulations. In some cases, residents may be charged a flat water/sewer rate each month if individual meters are unable to be installed at the current time. It is based on the total community usage.
On your bill, each line that includes a Meter Number and an Actual Usage number refers to each different utility that you consume that we provide billing services for. For example, electric and water.
For your convenience, we combine them into one bill for ease of payment.
Start by creating an online account here. Within your online account, you can sign up for automatic payments via Electronic Bank Transfer (ACH), or Credit Card.
If setting up an automatic payment after the 8th day of the month, the payment will not pull for the current month, and a second one-time payment must be made for the current month. Your autopay will begin the following month if setting up after the 8th.
Please note that if you sign up for auto-pay your payment will automatically withdraw from your account 2 days before the stated due date.
PROCESSING FEES FOR PAYMENT METHODS:
ELECTRONIC BANK TRANSFERS
There is a $1.75 Processing Fee for ACH Electronic Bank Transfer payments made by bank account and routing number.
CREDIT & DEBIT CARDS
Payments made by credit or debit cards will incur a 3.75% processing fee (with a $2.75 minimum processing fee) per transaction.
No, Pioneer Energy Management has no affiliation with DOXO. We do not recommend that our customers use DOXO’s services to pay their utility bills. This could result in late fees or disconnection notices as DOXO does not notify PEM of any payments made, and PEM does not receive your payment from DOXO until weeks after the due date.
A $1.75 fee will be included per printed bill. This charge solely covers the cost of mailing your bill. If you are interested in receiving paperless bills, log in to your online account, you can elect to stop receiving paper bills in the mail, and only receive bill notifications via email.
Check out our Power Outage page to see if your property has already been reported or you may fill out a form to report our property.
Transmission and distribution charges are common charges from the host utility provider that you’ll see on your bill.
A transmission charge is a cost to deliver electricity from the power-generating facility. Electricity is moved from natural gas, coal, or nuclear power plants to the utility’s electric substations.
If you see a distribution charge on your bill, this accounts for the local poles and wires that distribute electricity to your home.
Common area usage (CAU) is the energy and water usage of the shared or common areas of your property. Some examples of common areas include street lights, pools, tennis courts, irrigation systems, club houses, etc. In some cases, to provide you with greater transparency of usage, your property elects to have PEM bill for the common area usage, rather than including these charges in your base rent. These charges are also typically outlined in your lease.
Pioneer Energy Management is the parent company of Submeter Solutions. Together, we offer a wide-range of soltuions from meter equiptment sales, system design and installing to billing services. PEM handles all of the customer billing accounts.
Sometimes, depending on the development, it is not an option for a property to be a direct customer of the City Utility or a Host Utility Company.
Other times, a host utility may provide the energy to your community, but your community may hire Pioneer Energy Management to help with the large task that is reading meters, billing for consumption, and collecting payments. We are a service provider who can help with all of that, plus offer direct Customer Support for tenants.
All payments made in the online portal or over the phone with customer service incur a payment processing fee. This is simply the cost of processing the transaction. PEM does not profit from this charge. If you would prefer to make a fee-free payment, you can mail in a check or money order. Another option is to send your payment via BillPay through your bank.
Pioneer Energy Management may charge a return fee of $75.00 if your payment has been returned unpaid by your financial institution. A return fee can be charged for the following reasons but is not limited to: insufficient funds, closed account, disputed payment, account frozen, stop payment, unauthorized payment, unable to locate account, and non-transaction
account.
Any account that has a returned payment is required to repay the balance via certified funds. Accounts with 3 returned payments will be required to pay via certified funds to ensure payment for the next 6 months.
A customer may dispute the return payment fee by providing a letter from their financial institution stating funds were available at the time the payment was made or by providing bank statement(s) to verify funds were available.
If we do not receive a payment for your full balance by the due date listed on your bill, a fee of 15% of any past due balance may be charged to you account.
Text JOIN to 844.894.8961 sign up for SMS messages. By signing up, you agree to receive recurring messages from Pioneer Utilities LLC. Reply STOP to opt out. Reply HELP for help. Message frequency varies. Message and data rates may apply. Carriers are not liable for delayed or undelivered messages. Click here to learn more.
Hay diversos factores a considerar al revisar su factura. Considere lo siguiente:
¿Qué tipo de vivienda tiene?
Las características de su vivienda pueden tener un gran impacto en el consumo de agua o electricidad, especialmente cuando se utiliza electricidad para calefacción y refrigeración. Los espacios más grandes requieren más energía para enfriar, tener varias habitaciones o techos altos puede afectar negativamente la eficiencia, las unidades esquineras tienen el doble de paredes exteriores expuestas que las unidades interiores, y los apartamentos en pisos altos tienden a ser más cálidos que los de pisos bajos. La combinación de estos factores puede afectar la eficiencia de la electricidad y el agua entre un 10 % y un 40 %.
¿Cómo ha estado el clima en su zona?
En primavera y otoño, en la mayor parte del Medio Oeste, las temperaturas son más moderadas, lo que significa que el aire acondicionado y la calefacción no tienen que funcionar tanto para mantener la casa a una temperatura agradable. Esto se traduce en facturas de energía más bajas. En verano e invierno, las temperaturas son más extremas, lo que significa que el aire acondicionado tiene que funcionar durante más tiempo para mantener la casa fresca, y la calefacción, durante más tiempo para mantenerla caliente. Esto dará lugar a facturas de energía más altas debido a un mayor consumo.
¿Está el termostato de su apartamento en modo “Calefacción de emergencia”?
Muchos apartamentos se calientan con una bomba de calor, que extrae calor del aire exterior y lo bombea a la unidad. Desafortunadamente, a cierta temperatura, generalmente inferior a -8 °C, el aire está tan frío que la bomba de calor no puede extraer aire caliente. Cuando esto ocurre, las bombas de calor tienen una función llamada “Calefacción de emergencia”. Esta función, según el tipo de bomba, puede activarse manual o automáticamente. En esencia, la “Calefacción de emergencia” activa una gran bobina de calor radiante similar a la de una estufa eléctrica. Esta bobina ayuda a elevar la temperatura de la unidad. Sin embargo, la calefacción radiante es muy ineficiente y consume mucha más electricidad que si la bomba de calor funcionara sola. El uso de la calefacción de emergencia, aunque a veces es necesario para mantener el confort, provocará un aumento repentino en el consumo de energía y una factura más alta.
¿Tenía calefacción de gas en su vivienda anterior? La mayoría de los apartamentos utilizan electricidad no solo para alimentar los enchufes, sino también para calentar y enfriar mediante una bomba de calor o un zócalo. Si su anterior comunidad utilizaba calefacción de gas, deberá incluir el coste de su factura de gas y de electricidad para comparar los costes en su nueva comunidad.
¿Tiene grifos que gotean o inodoros que dejan correr el agua constantemente?
Los grifos que gotean y los inodoros que dejan correr el agua pueden no parecer un problema grave, pero pueden generar facturas de agua inesperadamente altas. Es importante solucionar este tipo de problemas llamando a un plomero o al equipo de mantenimiento de su propiedad.
El consumo real se calcula mediante un sistema de lectura de contadores. Los sensores registran el consumo a medida que se utiliza. Sus datos de consumo se basan en lecturas reales (cuando corresponda) en lugar de promedios o estimaciones mensuales.
Su consumo real es la diferencia entre la lectura anterior del contador y la lectura actual. El consumo de electricidad siempre se expresa en kilovatios-hora (kWh) y el de agua en galones o pies cúbicos.
Todos los servicios medidos se facturan según el consumo real y se cobran a tarifas públicas. En algunos casos, se puede cobrar a los residentes una tarifa fija mensual de agua y alcantarillado si no se pueden instalar contadores individuales en ese momento. Esta tarifa fija se basa en el consumo total de la comunidad.
En su factura, cada línea que incluye un Número de Medidor y un Número de Consumo Real se refiere a cada uno de los servicios públicos que usted consume y para los cuales ofrecemos servicios de facturación. Por ejemplo, electricidad y agua.
Para su comodidad, los combinamos en una sola factura para facilitar el pago.
Comience creando una cuenta en línea aquí. En su cuenta en línea, puede registrarse para pagos automáticos mediante Transferencia Bancaria Electrónica (ACH) o Tarjeta de Crédito.
Si configura un pago automático después del día 8 del mes, el pago no se cargará para el mes en curso y deberá realizar un segundo pago único para el mes en curso. Su pago automático comenzará el mes siguiente si lo configura después del día 8.
Tenga en cuenta que si registra el pago automático, su pago se debitará automáticamente de su cuenta 2 días antes de la fecha de vencimiento indicada.
TARIFAS DE PROCESAMIENTO PARA MÉTODOS DE PAGO:
TRANSFERENCIAS BANCARIAS ELECTRÓNICAS
Hay una tarifa de procesamiento de $1.75 para los pagos mediante Transferencia Bancaria Electrónica ACH realizados mediante cuenta bancaria y número de ruta.
TARJETAS DE CRÉDITO Y DÉBITO
Los pagos realizados con tarjeta de crédito o débito tendrán una tarifa de procesamiento del 3.75% (con una tarifa de procesamiento mínima de $2.75) por transacción.”
No, Pioneer Energy Management no tiene afiliación con DOXO. No recomendamos a nuestros clientes que utilicen los servicios de DOXO para pagar sus facturas de servicios públicos. Esto podría resultar en cargos por mora o avisos de desconexión, ya que DOXO no notifica a PEM sobre los pagos realizados, y PEM no recibe su pago de DOXO hasta semanas después de la fecha de vencimiento.
Se incluirá un cargo de $1.75 por cada factura impresa. Este cargo cubre únicamente el costo de envío de su factura. Si le interesa recibir facturas electrónicas, inicie sesión en su cuenta en línea y podrá optar por dejar de recibir facturas impresas por correo postal y recibir solo notificaciones de facturas por correo electrónico.
Consulte nuestra página de cortes de energía en el sitio web de Pioneer Energy Management para ver si su propiedad ya ha sido reportada o puede completar un formulario para reportar nuestra propiedad.
Los cargos de transmisión y distribución son cargos comunes de la compañía eléctrica que verá en su factura.
Un cargo de transmisión es el costo de suministrar electricidad desde la planta generadora. La electricidad se transporta desde centrales de gas natural, carbón o nucleares hasta las subestaciones eléctricas de la compañía eléctrica.
Si ve un cargo de distribución en su factura, este corresponde a los postes y cables locales que distribuyen la electricidad a su hogar.
El consumo de áreas comunes (CAU) se refiere al consumo de energía y agua de las áreas comunes de su propiedad. Algunos ejemplos de áreas comunes incluyen alumbrado público, piscinas, canchas de tenis, sistemas de riego, casas club, etc. En algunos casos, para brindarle mayor transparencia en el uso, su propiedad opta por facturar el PEM por el uso de las áreas comunes, en lugar de incluir estos cargos en su renta base. Estos cargos también suelen estar detallados en su contrato de arrendamiento.
Pioneer Energy Management es la empresa matriz de Submeter Solutions. Juntos, ofrecemos una amplia gama de soluciones, desde la venta de equipos de medición, el diseño e instalación de sistemas hasta los servicios de facturación. PEM gestiona todas las cuentas de facturación de los clientes.
En ocasiones, dependiendo del desarrollo, no es posible que una propiedad sea cliente directo de la empresa de servicios públicos municipal o de una empresa de servicios públicos anfitriona.
En otras ocasiones, una empresa de servicios públicos anfitriona puede suministrar energía a su comunidad, pero esta puede contratar a Pioneer Energy Management para que le ayude con la importante tarea de leer los medidores, facturar el consumo y cobrar los pagos. Somos un proveedor de servicios que puede ayudarle con todo esto, además de ofrecer atención al cliente directa a los inquilinos.
Todos los pagos realizados en el portal en línea o por teléfono con el servicio de atención al cliente tienen un cargo por procesamiento. Este es simplemente el costo de procesar la transacción. PEM no se beneficia de este cargo. Si prefiere realizar un pago sin cargo, puede enviar un cheque o giro postal por correo. Otra opción es enviar su pago a través de BillPay a través de su banco.
Pioneer Energy Management podría cobrar una comisión por devolución de $75.00 si su institución financiera devuelve su pago sin abonar. Se puede cobrar una comisión por devolución por las siguientes razones, entre otras: fondos insuficientes, cuenta cerrada, pago disputado, cuenta congelada, suspensión de pago, pago no autorizado, imposibilidad de localizar la cuenta y cuenta sin transacciones.
Toda cuenta con un pago devuelto deberá liquidar el saldo con fondos certificados. Las cuentas con 3 pagos devueltos deberán pagar con fondos certificados para garantizar el pago durante los próximos 6 meses.
Un cliente puede disputar la comisión por devolución presentando una carta de su institución financiera que indique que había fondos disponibles al momento del pago o presentando un extracto bancario que verifique la disponibilidad de fondos.
Si no recibimos un pago por el saldo total antes de la fecha de vencimiento que figura en su factura, se podrá cobrar a su cuenta un cargo del 15 % de cualquier saldo vencido.
Envía un mensaje de texto con la palabra “JOIN” al 844.894.8961 para suscribirte a los mensajes SMS. Al suscribirte, aceptas recibir mensajes recurrentes de Pioneer Utilities LLC. Responde “STOP” para cancelar la suscripción. Responde “HELP” para obtener ayuda. La frecuencia de los mensajes varía. Pueden aplicarse tarifas por mensajes y datos. Los operadores no se responsabilizan de los mensajes retrasados o no entregados. Haz clic aquí para obtener más información.
Frequently Asked Questions
FAQs for Property Managers
You have two options to report a tenant moving in.
1) If you use our Community Manager Portal, you can process move-ins and move-out with the click of a button.
2) If you do not use our community manager portal, you should use our Property Manager Move In Request Form to submit your move-in(s) for your property. You can either submit a single move-in by filling out the form, or you can submit batch move-ins by uploading an Excel spreadsheet file. Our Customer Support Team will receive your submission and process your move-in promptly for you.
You have two options to report a tenant moving out.
1) If you use our Community Manager Portal, you can process move-ins and move-out with the click of a button.
2) If you do not use our community manager portal, you should use our Property Manager Move Out Request Form to submit your move-out(s) for your property. You can either submit a single move-out by filling out the form, or you can submit batch move-outs by uploading an Excel spreadsheet file. Our Customer Support Team will receive your submission and process your move-out promptly for you.
As a property manager, you will receive monthly reimbursement reports that show the summary of money collected from tenants to pay for water and/or electric at your property. In the reimbursement report, you will see information like “Summary by Date,” “Summary by Billing Type” and “Summary by Payment Type,” referring to check, e-check, online payment, etc. Please contact our Operations Manager at 800.576.0172 and she can walk you through your reimbursement report, answering any questions you may have.
High usage in a vacant unit can happen for a variety of reasons. There may be a leak in a faucet, toilet, or hot water tank, there may be a malfunctioning meter, or contractors and other vendors might be consuming energy in the unit. Contact our Customer Support Team at 800.576.0172 and they can help you dive into the specifics of a vacant unit to determine why high usage is being recorded. We’ll try to resolve the issue for you so the unnecessary high usage is stopped.
If you notice a street light that needs to be repaired or if you have another service-related request please email service@pioneerem.com to submit a request for repair.
Absolutely, contact our Customer Support team and we’ll run a report for you!
Tiene dos opciones para reportar la llegada de un inquilino.
1) Si usa nuestro Portal para Administradores de Comunidad, puede procesar las entradas y salidas con un solo clic.
2) Si no usa nuestro Portal para Administradores de Comunidad, debe usar nuestro Formulario de Solicitud de Entrada para Administradores de Propiedades para enviar las entradas de su propiedad. Puede enviar una sola entrada completando el formulario o enviar entradas por lotes subiendo una hoja de cálculo de Excel. Nuestro Equipo de Atención al Cliente recibirá su solicitud y procesará su entrada rápidamente.
Tiene dos opciones para reportar la salida de un inquilino.
1) Si usa nuestro Portal para Administradores de Comunidad, puede procesar las entradas y salidas con un solo clic.
2) Si no usa nuestro Portal para Administradores de Comunidad, debe usar nuestro Formulario de Solicitud de Salida para Administradores de Propiedades para enviar las salidas de su propiedad. Puede enviar una sola salida completando el formulario o enviar salidas por lotes subiendo una hoja de cálculo de Excel. Nuestro Equipo de Atención al Cliente recibirá su solicitud y procesará su salida rápidamente.
Como administrador de propiedades, recibirá informes mensuales de reembolso que muestran el resumen del dinero recaudado de los inquilinos para pagar el agua y/o la electricidad de su propiedad. En el informe de reembolso, verá información como “Resumen por fecha”, “Resumen por tipo de facturación” y “Resumen por tipo de pago”, como cheque, cheque electrónico, pago en línea, etc. Comuníquese con nuestra Gerente de Operaciones al 800.576.0172 para que le explique su informe de reembolso y responda a cualquier pregunta que tenga.
El consumo elevado en una unidad vacía puede deberse a diversas razones. Puede haber una fuga en un grifo, inodoro o calentador de agua, un medidor defectuoso o contratistas u otros proveedores que estén consumiendo energía en la unidad. Contacte con nuestro Equipo de Atención al Cliente al 800.576.0172 para que le ayuden a analizar los detalles de la unidad vacía y determinar por qué se registra el consumo elevado. Intentaremos resolver el problema para detener el consumo excesivo innecesario.
Si nota una luz de calle que necesita reparación o si tiene otra solicitud relacionada con el servicio, envíe un correo electrónico a service@pioneerem.com para enviar una solicitud de reparación.
¡Por supuesto! Contacte con nuestro equipo de Atención al Cliente y realizaremos un informe para usted.